Topik Research PR : Public Relations Audit

MAKALAH RESUME TOPIK RESEARCH PR

PUBLIC RELATIONS AUDIT

Makalah untuk memenuhi Ujian Tengah Semester

Disusun oleh :

Nama : Angela limawan

NIM : 11140110033

Kelas : Reseacrh PR B1

Fakultas Komunikasi

Bidang Peminatan Public Relations

UNIVERISTAS MULTIMEDIA NUSANTARA

2014

Audit komunikasi adalah suatu evaluasi atau analisis lengkap terhadap suatu sistem komunikasi internal maupun eksternal organisasi. Ruang lingkupnya sangat beragam mulai dari proses komunikasi antardivisi sampai iklim komunikasi organisasi tersebut, tergantung tujuan atau kepentingan di balik dilakukannya audit tersebut. Audit adalah suatu hal yang sangat komplek karena meliputi sumber atau tujuan dari komunikasi itu diadakan, media yang digunakan untuk berkomunikasi, isi dan konteks pesan komunikasi, bagaimana proses dan strategi komunikasi yang berjalan, serta hasil dari komunikasi tersebut. Sehingga audit akan memakan waktu 3-6 bulan, karena hasil audit sangat menentukan perencanaan organisasi tersebut jangka pendek dan panjang.

Suatu organisasi dikatakan perlu melakukan audit antara lain sebelum dan sesudah restrukturisasi perusahaan, kebutuhan untuk memotivasi karyawan apalagi setelah atau saat menghadapi isu negati bahkan krisis, tagihan telepon tinggi karena banyak karyawan yang menggunakan telepon kantor untuk kepentingan lain dan itu menunjukan adanya penurunan produktivitas kinerja. Banyaknya surat pembaca negatif dan keluhan di customer service, pengembangan rencana jangka panjang, dan sebagainya. Suatu perusahaan melakukan audit karena sebelum atau sesudah melakukan hal di atas mereka menemukan suatu gap. Dalam kasus ini, gap adalah perbedaan antara standar yang telah atau akan ditetapkan perusahaan dengan praktek atau fakta di lapangan. Gap dapat dianalisis dari fakta-fakta yang dilihat oleh media melalui pemberitaannya, pemerintah dengan teguran dan regulasinya yang berdampak negatif bagi perusahaan atau bahkan mengancam, dan teguran bahkan penolakan dari komunitas setempat, terhadap apa yang telah dan akan perusahaan jalankan.

Dalam audit komunikasi ada dua penaksiran framing dalam menentukan arah dan tujuan audit. Pertama Organisational Communication Profile (OCP) dimana framing pembahasan yang termasuk di dalamnya antara lain aktivitas komunikasi, peraturan baik dalam organisasi maupun proses komunikasi, penyelesaian masalah, leadership, budaya kelompok, teamwork dan decesaion maker. Kedua Organisational Communication Evaluation (OCE) antara lain berusaha mengevaluasi dan mencari gap dalam fungsi, sistem, dan jaringan komunikasi di dalam organisasi apakah sudah sesuai standar atau belum, atau sudah mencapai tujuan organisasi atau bahkan merusak. Dari kedua framing ini muncul metode yang dapat digunakan dalam melakukan audit, yang di dalamnya terdapat langkah-langkah antara lain dengan interview dan observasi data-data perusahaan, communication flow dan analisis dengan melihat apakah data-data yang ada serta communication flow yang terjadi sudah sesuai standar atau belum. Lalu ada news framing analysis terkait dengan pengamatan pemberitaan di media dan dampaknya bagi perusahaan, network analysis, kuisioner terhadap karyawan dari terenda sampai tertinggi, dan FGD (Focus Group Discusion).

Secara lebih detail langkah yang dilakukan pertama adalah observasi dan analisis data perusahaan dan sesuaikan denganstandar perusahaan serta standar yang tim audit buat, karena terkadang standar yang ditetapkan perusahaan juga terlalu rendah dan perlu adanya perubahan. Lalu buat kesimpulan berupa gap atau poin masalah yang terjadi. Dari masalah-masalah yang kita temukan itu kita cari alasannya mengapa itu bisa terjadi dengan melakukan indepth interview dengan karyawan sampai BOD. Untuk karyawan terendah harus yang paling teknikal, sedangkan karyawan menengah harus yang berposisi fungsional atau sebagai operasional perusahaan. Setelah itu lakukan survei dengan kuisioner untuk mengetahui needs dan wants dari karyawan, serta pemahaman mereka terhadap perusahaan mereka saat ini.

Tipe Communication Audit menurut Alan Delason

Ada 4 aspek yang perlu diperhatikan sebelum melakukan audit untuk mengarahkan kita fokus apa yang akan kita capai dan teliti. Antara lain inovatif, informatif, regulasi, dan integrasi program komunikasi dengan manajemen lain. Antara inovasi dan informasi adalah fokus tentang bagaimana delivery pesan terjadi apakah sudah baik atau belum, efektif atau tidak pesan yang disampaikan, media apa yang digunakan dalam penyampai pesan, hal apa saja yang telah dilakukan perusahaan untuk membuat delivery pesan menjadi lebih efektif, dan siapa komunikator yang tepat agar delivery pesan efektif dan berjalan baik.

Sedangkan di antara informasi dan regulasi adalah performance perusahaan yang dipengaruhi oleh budaya di dalam perusahaan itu, regulasi pemerintah yang membatasi, cara-cara perusahaan mensiasati regulasi pemerintah, dan tercapainya tujuan organisasi. Lalu antara integrasi dan regulasi terdapat kontrol yaitu bagaimana dan apa sistem yang berlaku di perusahaa, tujuan perusahaan menggunakan sistem seperti itu, bagaimana proses implementasi sistem tersebut, apakah sistem tersebut sudah membawa perusahaan mencapai tujuannya. Lalu antara integrasi dengan invasi ada interaksi yaitu bagaimana proses komunikasi yang ada, adakah keseimbangan dan kesesuaian antara peraturan yang ada dengan delivery pesan yang efektif atau malah ada masalah akibat peraturan yang ada membatasi interaksi dan efektivitas delivery pesan.

 Audit Corporate Communication yang efektif

            Tujuan dari adanya audit komunikasi adalah menentukan masalah atau gap antara standar komunikasi yang dibuat dan ditargetkan oleh perusahaan dengan praktek di lapangan. Jika sudah sesuai dengan standar dan tercapainya target perusahaan, maka gap itu tidak terjadi. Audit adalah cara atau alat yang digunakan untuk menemukan gap tersebut. Audit yang efektif adalah pertama saat kita atau public relations officer menentukan gap atau letak masalah organisasi berdasarkan standar perusahaan yang dikomperisasi dengan standar lain, seperti standar nasional yang dibuat oleh lembaga tertentu yang berdasarkan hukum, atau standar yang paling update. Karena terkadang perusahaan jarang melakukan upgrade standar mereka karena takut tidak tercapai atau sulitnya mencapai standar yang terlalu tinggi tersebut yang tentu dapat mempengaruhi reputasi perusahaan.

Kedua saat kita memberikan feedback terhadap strength dan weakness dari budaya komunikasi organisasi serta pengembangan pengukuran. Maksudnya adalah setelah kita mengukur dan menemukan gap dari perusahaan, kita juga harus membandingkan dengan strength perusahaan untuk dijadikan alat dan strategi dalam mengurangi bahkan kalau bisa menghilangkan weakness yang ada. Lalu perusahaan juga wajib meningkatkan standar operasional perusahaan mereka di segala bidang, termasuk komunikasi organisasi, sampai standar pengukuran atau audit yang harus dilakukan minimal setiap 3-5 tahun sekali.

            Ketiga saat kita memberikan diagnosa dan resep yang tepat, untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari akar komunikasi. Sehingga setelah audit dilaksanakan, dan pembuatan program-program serta implementasinya juga dijalankan, dapat menjadikan perusahaan menjadi jauh lebih baik.

                Di dalam audit komunikasi ada tiga model yang dilihat berdasarkan hal-hal yang akan diaudit. Model pertama adalah Struktur Konseptual Howard Green Baum, yang di dalamnya membahas struktur unit kerja. Di dalam unit kerja ini antara lain hubungan fungsional antardivisi, ciri-ciri personel seperti beberapa karakteristik dan kebutuhan karyawan sehingga dilakukan audit untuk memenuhi kebutuhan karyawan dan meningkatkan motivasi kinerja mereka, serta fakrot-faktor fungsional yang mempengaruhi komunikasi antardivisi. Model kedua adalah Profil komunikasi keorganisasian, di mana hal-hal yang akan diaudit adalah analisis fungsional sistem-sistem organisasi yaitu pencarian letak kesalahan yang terjadi di dalam proses yang hasil audit dan perbaikannya diharapkan dapat meningkatkan efektivitas organisasi. Model ketiga adalah evaluasi komunikasi di mana dilakukan pemeriksaan dan penilaian atas praktek dan kegiatan komunikasi terutama pada situasi tertentu, seperti saat muncul isu negatif dan komunikasi perusahaan dengan karyawan serta media, atau bahkan saat terjadi krisis.

Evaluasi Audit

            Hal pertama yang dilakukan dalam mengevaluasi hasil audit sebelum implementasi program-program adalah menghubungkan segala hal dengan objektif awal audit. Di dalam objektif awal harus dilihat antara lain working group dan manager-suborndinase involvement yaitu keterlibatan manager dan kepala divisi di perusahaan di dalam penilaian yang telah dilakukan serta dalam program yang akan dilaksanakan nanti untuk memimpin karyawan di bawahnya untuk melakukan kerjasama dengan baik. Lalu di dalam objektive juga ada determinations of intermediate objective dan determinations of measure of achievement yaitu kita harus menentukan pengukuran sementara dari implementasi yang dilakukan, sehingga jika ada kekurangan dalam implementasi bisa segera dirubaha atau diperbaiki, sehingga implementasi ke depannya akan menjadi lebih baik. Lalu kita juga harus mengukur implementasi tersebut dipertengahan jalannya program apakah masih sejalan dengan objektif atau ada kesalahan, serta sudah sejauh mana objektif yang sudah tercapai.

            Kedua adalah impact analysis dimana kita menganalisa dampak apa saja yang terjadi dalam perusahaan jika implementasi dari hasil audit ini berjalan dan apa saja yang terdampak dari hal ini. Hal-hal yang akan terdampak antara lain cakupan audience yaitu siapa saja yang harus terlibat dalam implementasi program hasil audit dan seperti apa yang akan mereka lakukan. Lalu respon dari audience dari program apa yang kita harapkan untuk kelancaran dan hasil yang baik dari implementasi program serta tercapainya objective audit. Lalu Campaign Impact dan Environmental Mediation yaitu apa dampak kampanye ini yang kita harapkan untuk perusahaan secara jangka pendek dan panjang yang tentunya berdampak pada lingkungan sekitar perusahaan terutama stakeholder, apakah sudah sesuai standar perusahaan atau standar baru yang lebih tinggi, apakah akan mengangkat secara signifikan reputasi perusahaan di mata seluruh stakeholder, sampai peningkatan financial performance perusahaan. Adanya konseptualisasi dan desain program yaitu dengan memperkirakan biaya yang akan diturunkan untuk implementasi program hasil audit yang akan dibandingkan dengan efektivitas dan efisiensi program tersebut. Setelah berjalannya program dan sudah terlaksana hingga akhir, kita tetap akan terus memantau atau memonitor keadaan perusahaan, baik kita sebagai PR internal maupun eksternal. Sehingga jika ada sedikit kekurangan, bisa langsung diantisipasi dan diperbaiki.

Evaluasi Audit Menurut Public Relations Effectiveness Yardstick

Dalam evaluasi dibagi menjadi tiga bagian. Bagian pertama atau basic adalah pertama target audience dan impression yaitu evaluasi mengenai apakah target audience atau sasaran program kita sudah melaksanakan semua program dan merasakan dampaknya. Lalu bagaimana media placement yang terjadi baik sebelum terlaksananya program, saat terlaksana, maupun pasca terlaksananya program yang akan dikaitkan dengan reputasi perusahaan dengan adanya publikasi positif dari media.

            Kedua intermediate level antara lain bagaimana penerimaan dan kesadaran mereka dengan program yang akan diberlakukan, bahkan jika hasil audit untuk suatu perusahaan sangat buruk, program ini akan menjadi program operasional perusahaan ke depan menggantikan program sebelumnya. Lalu apakah mereka terus mengingat dan memahami mengapa program ini diberlakukan, apa makna dan tujuan dari pelaksanaan program baru sehingga karyawan dapat melakukan program ini bukan hanya karena tuntutan peraturan tapi juga kesadaran untuk meningkatkan diri mereka sendiri demi perusahaan.

Ketiga adalah advanced level, di mana pada level ini sudah tercermin tujuan jangka panjang dari hasil audit dan implementasi program. Dalam level ini diharapkan sudah tumbuh rasa terbiasa dan karyawan melaksanakan program ini dengan baik dan tanpa paksaan atau menjadi pekerjaan sehari-hari yang merubah behavior dan attitude mereka. Lalu mereka juga sudah bisa memberikan opini mereka baik terhadap perubahan yang ada, sampai masukan kepada perusahaan seperti pujian kepuasan, dan menjadi representative perusahaan yang baik dihadapan seluruh public.